Onboarding: Der optimale Prozess, um neue Mitarbeiter einzustellen


Erstmal, herzliche Gratulation! Dass du hier bist bedeutet nämlich, dass dein Business wächst und du bereit bist, einen neuen Mitarbeiter einzustellen - vielleicht sogar deinen ersten? Die Einstellung eines Mitarbeiters kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Um dem Mitarbeiter die bestmögliche Integration in dein Team zu gewährleisten und gleichzeitig eine reibungslose Zusammenarbeit von Anfang an zu garantieren, solltest du auf einen professionellen Onboarding-Prozess nicht verzichten.

Am Ende dieses Artikels findest du eine kostenlose Checkliste für deinen Onboarding-Prozess zum Herunterladen.

Es wird geschätzt, dass zwischen 20 und 25 Prozent der Arbeitsverhältnisse noch in der Probezeit wieder aufgelöst werden. In diesem Artikel zeigen wir dir daher die wichtigsten Instrumente für einen gelungenen Onboarding-Prozess, damit sich dein neuer Mitarbeiter von Anfang an wohl fühlt und langfristig motiviert und produktiv ist.


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Was versteht man unter Onboarding?


Unter dem Begriff "Onboarding" versteht man den Aufnahmeprozess eines neuen Teammitglieds. Mit einem systematischen Prozess kann sich dein neuer Mitarbeiter von Anfang an als Teil des Teams fühlen. So wird der Einstieg in die neue Jobposition erleichtert, die Wohlfühlatmosphäre gesteigert und der Grundstein für eine langfristig produktive und motivierte Performance gelegt. Umso strukturierter der Onboarding-Prozess aufgebaut ist, desto kürzer ist die Eingliederungsphase.


Fühlen sich die Mitarbeiter von Anfang an wohl, verringert das ausserdem die Gefahr, dass sich der gerade neu eingelernte Mitarbeitern bereits in der Probezeit wieder verabschiedet und sich mit dem gelernten Know-How an ein anderes Unternehmen wendet.


Vorteile eines reibungslosen Onboarding-Prozesses


  • Einsparen von Zeitaufwand und Kosten Du hast deinen neuen Mitarbeiter eingestellt. Schon der Recruitingprozess hat Zeit und Geld gekostet. Die Einarbeitungsphase, Fortbildungen und Schulungsmassnahmen müssen ebenso ins Budget mit eingerechnet werden. Wenn sich der Mitarbeiter also wohlfühlt und dem Unternehmen lange erhalten bleibt, muss kein neuer Recruitingprozess gestartet werden.

  • Höhere Performance und Motivation Umso wohler sich der Mitarbeiter im Unternehmen fühlt, desto höher die Leistungsperformance. Der Wohlfühlfaktor schlägt sich in weniger Krankheitstagen, höherer Leistungsbereitschaft und höherer Produktivität nieder.

  • Loyalität und Toleranz Wenn der Mitarbeiter von Anfang an gut behandelt wurde und ihm/ihr Wertschätzung und Respekt entgegengebracht wurde, denken sie weniger über Kündigung nach, auch wenn vielleicht nicht immer als rund läuft. Sie bleiben gerne im Unternehmen und sprechen in der Öffentlichkeit gut über das Unternehmen und über den Arbeitgeber.

  • Erleichterung für den Teamaufbau Glückliche Mitarbeiter und gutes Feedback über die Mitarbeiterführung nach aussen erleichtert den Aufnahme- und Recruitingprozess für die Teamerweiterung. Umso beliebter dein Unternehmen ist, desto mehr hochqualifizierte Bewerber wirst du haben, aus denen du den perfekten neuen Mitarbeiter für dein Unternehmen und die gesuchte Position wählen kannst.


Unsere Phasen des Onboarding-Prozesses


Der Onboarding-Prozess sollte idealerweise bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnen und sollte erst nach der Probezeit enden und durch Massnahmen zur Mitarbeiterbindung ersetzt werden.


Phase 1: Organisation vor dem ersten Arbeitstag


Sobald dein neuer Mitarbeiter den Arbeitsvertrag unterschrieben hat, wird ein Termin für die Vorstellung im Team ausgemacht. Diese Vorstellung kann sowohl persönlich als auch online erfolgen. Das kommt natürlich auch darauf an, ob der Mitarbeiter einen Arbeitsplatz im Büro bekommt oder remote arbeiten wird. Doch wenn es möglich ist, empfehlen wir immer ein persönliches Meeting.


Es wichtig von Anfang an, ein gutes Verhältnis mit dem Mitarbeiter aufzubauen und ein Vertrauensverhältnis zu schaffen. Stelle einen kleinen Onboarding-Guide zusammen, das die wichtigsten Informationen zum Unternehmen und zu den neuen Aufgaben enthält.


Dein Onboarding-Guide (digital oder print) könnte beispielsweise folgende Dokumente enthalten:

  • Willkommensschreiben

  • Dresscode und Informationen zu den Arbeitszeiten

  • Ablaufplan für die erste Arbeitswoche

  • Informationen zu den Aufgabenbereichen

  • Überblick und Kontaktmöglichkeiten der Ansprechpartner

  • Zugangsdaten für diverse Softwares und Tools

  • Allgemeine Informationen zu Schulungsmöglichkeiten & Incentives

Durch die Bereitstellung des Onboarding-Guides kann sich der Mitarbeiter schon vorab ein bisschen einlesen und mit den Prozessen und Tools vertraut machen. Ausserdem wird von Anfang an signalisiert, dass er/sie nun Teil des Teams ist.


Phase 1 für ortsunabhängige Angestellte:

Dein neuer Angestellter arbeitet remote? Auch dann oder erst recht deshalb ist Phase 1 wichtig. Hier werden alle Informationen digital aufbereitet und online zugeschickt. Gib bereits ganz am Anfang eine klare Auflistung, wie und wann dich dein Angestellter kontaktieren darf - Email, Telefon, WhatsApp, Slack, etc.


Phase 2: Begrüssung & erste Arbeitswoche


In einem persönlichen Meeting oder auf Zoom lernt der neue Mitarbeiter das gesamte Team kennen. Schaffe hierbei eine Wohlfühlatmosphäre. Wie wäre es, wenn ihr zum Beispiel mit einem gemeinsamen Frühstück den Tag beginnt oder bei einer gemütlichen Tasse Kaffee.

Das nimmt die Anspannung etwas und der Mitarbeiter bekommt einen guten ersten Eindruck.


An den ersten Arbeitstagen ist es unverzichtbar, sich als Führungskraft viel Zeit für den Neuankömmling zu nehmen, um seine Wertschätzung von Anfang entgegenzubringen. Wenn du selbst zu beschäftigt bist, stelle sicher, dem neuen Mitarbeiter einen Mentor an die Seite zu stellen, der die Einarbeitung übernimmt und an den sich das neue Teammitglied bei Fragen und Unklarheiten jederzeit wenden kann.


Unser Tipp: Auch wenn du nicht derjenige bist, der den neuen Mitarbeiter einlernt, stelle sicher, dass du das Willkommensgespräch zu Beginn der Woche und ein Feedbackgespräch am Ende der Woche übernimmst. Hier können nochmal die Erwartungen des Mitarbeiters und des Unternehmens abgeglichen werden. Ausserdem fühlt sich dein Mitarbeiter dadurch respektiert und wertgeschätzt und du schaffst von Anfang an, ein Vertrauensverhältnis.


Phase 2 für ortsunabhängige Angestellte:

Meetings finden über Zoom oder Skype statt. Stelle sicher, dass die Technik funktioniert und ein einwandfreies Kennenlerngespräch mit den anderen Teammitgliedern möglich ist. Vor allem bei ortsunabhängigen Mitarbeitern ist es relevant, Gruppenchats einzurichten, die Ansprechpartner für die jeweiligen Bereiche klar zu definieren und für eventuelle Fragen verfügbar zu sein.



Phase 3: Einarbeitungsphase & Probezeit


Um die Einarbeitungsphase für alle Beteiligten zu erleichtern, solltest du einen Zeit- und Zielplan für den Mitarbeiter bereitstellen bzw. mit dem neuen Teammitglied erarbeiten.


Der Einarbeitungsplan sollte folgende Punkte abdecken:

  • Aufgabenbereiche des Mitarbeiters

  • Projektüberblick

  • Zieldefinition pro Woche/Monat

  • Fortbildungsmassnahmen


Dadurch hat der Mitarbeiter einen konkreten Plan mit Handlungsschritten, an denen er sich orientieren kann und der Einarbeitungsfortschritt kann gut überprüft werden. Probleme und Herausforderungen werden so schneller sichtbar und es können rechtzeitig Gegenmassnahmen eingelenkt werden.


In der Einarbeitungszeit sollte jedoch nicht nur auf die fachliche Einarbeitung Wert gelegt werden. Auch die soziale Integration spielt eine wesentliche Rolle, ob dein Mitarbeiter sich wohl fühlt und dem Team langfristig erhalten bleibt.

Als Vorgesetzter gehört es auch zu deiner Aufgabe, die Kommunikation und Interaktion zwischen deinen Mitarbeitern zu fördern.

  • Biete den Mitarbeitern eine interne Kommunikationsplattform (zum Beispiel: Slack), um sich bereits online austauschen zu können und unterstützende Partnerschaften mit Kollegen aufzubauen.

  • Starte das wöchentliche Teammeeting immer mit einem gemütlichen Austausch über Wochenendpläne, Hobbies oder lustige Begegnungen.

  • Fördere Teambuilding-Massnahmen auch nach der Arbeitszeit.


Phase 3 für ortsunabhängige Angestellte:

Phase 3 läuft mehr oder weniger gleich ab, ausser dass die Einarbeitung über Online-Tools, wie Zoom, Skype, Slack, Loom, etc. stattfindet. Damit die soziale Interaktion nicht zu kurz kommt, kann man online Team-Events organisieren. Hier gibt es bereits viele Möglichkeiten: Wie wäre es beispielsweise mit einem lustigen Online-Spieleabend, Wein-Tasting, Cocktailkurs oder Online-Krimi.


Phase 4: Massnahmen der Mitarbeiterbindung

Yes, dein Neuankömmling im Team hat die Probezeit aus eurer Sicht super überstanden und fühlt sich richtig wohl im Team. Nur weil nun ein unbefristeter Vertrag unterschrieben ist, bedeutet das jedoch nicht, dass dir dein eingelernter Mitarbeiter und sein Know-How langfristig erhalten bleiben. Der Übergang in die Mitarbeiterbindungsmassnahmen sollte also fliessend sein.


Onboarding-Checkliste


Mit unserer Onboarding-Checkliste bietest du deinem neuen Mitarbeiter den perfekten Onboarding-Prozess. Du behältst den Überblick über Do's und Don'ts und stellst sicher, dass dein neuer Angestellte keine negativen Erfahrungen in den ersten Wochen seiner Anstellung erlebt, sondern gerne in deinem Unternehmen bleibt.


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Du weisst jetzt, auf was es beim Onboarding deiner neuen Angestellten ankommt, wünscht dir aber Unterstützung bei der Umsetzung? Gerne übernehmen wir den Aufbau deines Onboarding-Prozesses, stimmen in individuell auf dein Unternehmen ab und digitalisieren den Prozess. Sende uns eine Anfrage oder vereinbare direkt ein unverbindliches Erstgespräch!



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Valerie Witschard ist Geschäftsführerin der Sprung Consulting GmbH. Die gebürtige Schweizerin hat bereits mit 19 Jahren ihre erste Unternehmung ins Leben gerufen. Seit mehr als 11 Jahren leitet sie die Tanzwerkstatt Fame mit insgesamt über 180 Stammkunden und 8 Angestellten. Als Geschäftsinhaberin von Sprung Consulting unterstützt die Wirtschaftsabsolventin andere Unternehmen in den Bereichen Human Ressources, Leadership und Controlling.

Lukas Sprung, Gründer und Geschäftsinhaber von Sprung Consulting GmbH
Valerie Witschard, Sprung Consulting GmbH










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