5 Schritte, mit denen du Zeit und Kosten in deinem Unternehmen sparen kannst

Du möchtest deine Produktivität steigern, Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit erhöhen und viel Geld sparen? Dann ist die Weiterentwicklung und Digitalisierung deiner Arbeitsabläufe unerlässlich. 


Wie schön wäre es schließlich, wenn es innerhalb deines Betriebes keine Wartezeiten und keine Abstimmungsschleifen geben würde? Wenn man nicht wertvolle Zeit mit dem Suchen nach einem Dokument verbringen muss, das der Mitarbeiter irgendwo abgelegt hat. Wenn man nicht erst herausfinden muss, was denn bereits mit dem Kunden besprochen wurde. Wie schön wäre es, wenn es nahtlose Übergänge und interne Abläufe gegeben wären?

Abgesehen von der wertvollen Zeit, die du dir sparst, sparst du dir auch viel Geld! Auch wenn die Prozessoptimierung am Anfang als Mehraufwand wahrgenommen wird, wirst du schnell merken, dass sich die Arbeits-Effizienz und Produktivität stetig verbessern wird. 


#1 Prozesse erkennen und dokumentieren


Im ersten Schritt ist es wichtig, Prozesse zu erkennen, Schwachstellen aufzudecken und zu dokumentieren. Hier kannst du dich bereits an den Prozessen anderer Unternehmen orientieren. Dadurch erkennst du deine Prozesse noch schneller und kannst früher mit der Optimierung starten. 


#2 Recherche von geeigneten Tools


Im nächsten Schritt musst du recherchieren, welche Tools dir die Abläufe erleichtern können, welche Tools die besten am Markt sind und inwiefern sie mit deinen Unternehmensprogrammen kompatibel sind.




Die ersten zwei Schritte sind sicherlich die aufwändigsten Bereiche der Prozessoptimierung. Du kannst dir jedoch einen Unternehmensberater an die Seite holen und so schneller deine Prozesse analysieren und geeignete Maßnahmen zur Prozessoptimierung definieren. Umso schneller du diese Schritte abgearbeitet hast, desto früher kannst du mit der Umsetzung beginnen und Zeit und Geld spar



#3 Aufgaben genau zuweisen


Im dritten Schritt geht es an die Aufgabenverteilung. Hier zeichnet sich wieder eine gute Unternehmensstruktur ab. Alle Mitarbeiter müssen wissen, für welche Aufgaben sie zuständig sind, wer bei Bedarf der Ansprechpartner ist und wer die Hauptverantwortung trägt. Umso mehr Mitarbeiter in ein Projekt involviert sind, desto wichtiger ist es, diese Positionen zu definieren, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können.


Für Inhaber eines Unternehmens ist es hier besonders wichtig, die Hauptverantwortung abzugeben, um einen Flaschenhals zu vermeiden. Dadurch werden nicht alle Freigaben und Entscheidungen vom Inhaber getroffen und ein konstanter Workflow wird garantiert.

#4 Interne Kommunikation für regen Austausch


Wenn die Aufgabenverteilung geklärt ist, sollte dies auch in den entsprechenden Tools vermerkt sein. Wir arbeiten gerne mit dem Projektmanagement-Tool Trello, aber es gibt auch zig andere empfehlenswerte Tools. Hier können alle Projekte festgehalten und Workflows definiert werden. Durch den Zugriff durch alle Mitarbeiter hat man einen schnellen Überblick darüber, in welcher Phase sich das Projekt befindet und welche To-Dos noch abzuarbeiten sind.


#5 Evaluation und Prozesse schriftlich festhalten


Im letzten Schritt werden die neuen Prozesse nochmal evaluiert und optimiert. Wenn ein reibungsloser Ablauf garantiert wird und einen positiven Einfluss auf Arbeitsproduktivität und Kostenersparnis hat, dann müssen die neuen Prozesse schriftlich festgehalten werden. Dies hat den Vorteil, dass man sich den neuen Workflow bei Bedarf immer wieder vor Augen führen kann und auch neue Mitarbeiter sich gut einlesen können und Abläufe verstehen.



Best Practice: Verrechnung


Mit diesem einfachen Beispiel wollen wir die oben genannten Schritte in die Praxis umgesetzt.


#1: Prozesse erkennen: Wie machen wir die Verrechnung im Moment? Nutzen wir hierfür ein Programm? Wie lange dauert es in der Regel, bis eine Rechnung erstellt und versandfertig ist? Schicken wir nur eine Email oder auch per Post? Wo wird die Rechnung abgelegt (digital/print).


#2: Recherche und Vergleich von Buchhaltungs-Tools. Welche Programme gibt es, wieviel kosten sie, welche Funktionen haben sie und welchen Nutzen bringen sie?


#3: Aufgaben zuweisen: Welche Stellen müssen passiert werden, bis eine Rechnung versandfertig ist? Zuständiger Ansprechpartner, wo findet man die Positionen, die verrechnet werden sollen, wer erteilt die Freigabe, wer sendet die Rechnung und wer legt sie ab?


#4: Kommunikation: Über das Projektmanagement-Tool sollte der aktuelle Status kommuniziert werden, sodass alle zuständigen Personen Einsicht haben, ob die Rechnung bereits erstellt, gesendet oder bezahlt wurde.


#5: Evaluation des neuen Prozesses. Kann man eventuell Buchhaltungs-System und Projektmanagement Tool zusammenfassen, um sich einen Schritt zu ersparen. Sollte der Ansprechpartner gewechselt werden, um einen schnelleren Ablauf garantieren zu können und und und.


Sprung Consulting - #dersprungfürdeinunternehmen


  • Facebook - Weiß, Kreis,
  • YouTube - Weiß, Kreis,
  • Instagram - Weiß Kreis
  • Weiß LinkedIn Icon

© 2020 Sprung Consulting - Business Center Rakez - Ras Al Khaimah, VAE

Kontakt: kontakt@lukassprung.com  Telefon: : +49 761 45875930

Impressum  - Datenschutz

This site is not a part of the Facebook website or Facebook Inc. Additionally, This site is NOT endorsed by Facebook in any way. FACEBOOK is a trademark of FACEBOOK, Inc.